Формирование структуры базы знаний

База знаний на основе Bookstack имеет древовидную структуру, пример представлен на изображении ниже.

В структуре базы знаний может быть от двух до четырех уровней:

Для целей компании подобная структура является оптимальной:

Структура базы знаний Ecklet

База знаний содержит в себе 3 полки:

Проекты

Эта полка содержит знания, связанные с определенными проектами. Как правило это специфические знания, применимые к одному определенному проекту, либо знания, которые появляются при работе над определенным проектом, но в дальнейшем могут быть применены к другим проектам.

Какие знания по проекту хранятся в базе знаний:

Недельное планирование

Здесь хранятся планы работы групп на будущую неделю.

Общие инструкции

Это документы, которые касаются всех или большинства сотрудников компании. Это документы определяющие основные принципы и правила работы. Это либо обязательные для ознакомления документы, либо документы необходимые для решения конкретных задача, как правило не связанных с предметной областью сотрудника.

Обучающие материалы

Это знания, которые, как правило, связаны с какой-то конкретной прикладной областью, либо материалы использующиеся для систематического обучения сотрудников.

Правила формирования структуры базы знаний

1. Новые книги необходимо всегда располагать на одной из полок.

Стартовая страница базы знаний - это страница с полками. Если книги нет на полке, то к ней нет доступа со стартовой страницы, что усложняет навигацию. В таблице зеленым указаны те структуры базы знаний, которые следует использовать.

2. Не использовать главы, если в этом нет необходимости.

При прочих равных плоская структура лучше вложенной. Если нет необходимости использовать главы, то лучше от них отказаться. В таблице ниже приведены ситуации когда делим книгу на главы, а когда нет.

Можно использовать комбинированную структуру, объединяя в главы только те статьи которые легко объединяются по общему признаку. 

3. Можно добавлять одну книгу на несколько полок сразу, если в этом есть необходимость.

Бывает так, что мы не знаем к какой теме отнести ту или иную книгу, т.е. не можем определиться с полкой, на которой будет наша книга. Система позволяет поместить одну и ту же книгу на несколько полок.

Например, если мы не знаем куда отнести книгу с инструкциями по расчету, то можно можно ее расположить на двух полках сразу.

4. Используйте ссылки внутри базы знаний

Бывает например так, что есть статья в общих инструкциях, которую нужно использовать в контексте сразу нескольких проектов. Чтобы не копировать статью или ее контент в книги конкретных проектов, в книгах проектов можно создать ссылку на статью. Вот абстрактный пример:

Создание ссылок предотвращает дублирование контента в базе знаний и позволяет реализовать принцип единого источника правды.

Кроме того создание ссылок создает альтернативную навигацию, которая позволяет нам быстрее и точнее находить нужные нам знания в базе чем при использовании таксономического индекса.

Ссылка на другую статью базы знаний задается так же как и любая другая ссылка (1), единственное отличие - мы можем не копировать адрес другой статьи, а можем просто выбрать другую статью базы знаний из списка (2) 

При нажатии на (2) открывается список страниц базы знаний и есть даже удобный поиск.

5. Используйте теги, если несколько статей в разных книгах объединены какой-то общей тематикой.

Теги в Bookstack так же позволяют создать альтернативную навигацию. Кроме того, теги могут использоваться как атрибуты документа, т.к. помимо простых тегов можно использовать теги в формате ключ-значение. Редактирование тегов находится на второй вкладке сверху на панели справа в режиме редактирования.